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用EXCEL制作文件传阅单 收文系统及编号[原创]
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2009/12/25 11:36 | by 挥舞尘埃 ]
2009/12/25 11:36 | by 挥舞尘埃 ]
[文章作者：挥舞尘埃 版本：V1.0 最后修改：2009.12.24 转载请注明原文链接：http://blog.hong7.com/excel-chuanyuedan/]
文件传阅单（公文传阅单）是行政、事业单位、企业常用的一种文件传阅封面，它可以一目了然的显示收文、传阅情况等信息，常常用于收文系统中。作为收文系统，如果使用Word或者WPS归档单独存档，收文多了会得到很多个文档不方便查找和打印，如果保存在一个Word文档中，一年下来整个文档也会变得比较臃肿，不是很方便。以下的方法是使用1个Excel文件来汇总收到的文件（收文系统及编号），单独打印指定文件的传阅单，有汇总的收文信息同时不用单独保存传阅单。
一、新建一个excel文件命名为2010年收文及编号
1、重命名工作表。
将工作表Sheet1重命名为"公文类收文汇总"，用来汇总每个收文的信息。
将工作表Sheet2重命名为"传阅单"，用来显示单独的传阅单，便于打印。
2、制作汇总表。
在工作表"收文汇总"中输入标题、项目等类目名。如：内部编号、收文日期、来文字号、来文机关、文件名称。并填入2条收文的测试数据。比如：
3、制作传阅单
制作自己需要样式的传阅单工作表，如：
注：图中红色字体代表所在的单元格。
3.1 利用公式实现：输入编号将对应文件信息显示在传阅单。
在B3单元格输入：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,3,FALSE)
F3单元格：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,2,FALSE)
B5单元格：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,4,FALSE)
B6单元格：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,5,FALSE)
B4单元格输入：
G1
函数=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,3,FALSE)的解释：
在B4单元格找出指定的数据(这里找到的是G1），并在工作表"公文类收文汇总"中A3:E200范围内返回指定数据（G1）对应第3列的数据（这里返回的是"国发〔2009〕41号"）。
在B4单元格输入G2（回车），会看到单元格B3、F3、B5、B6的内容自动变成了相应的内容，这样就实现了输入编号，就显示对应收文信息的传阅单，此时即可直接打印传阅单。日后有新的收文，只需在汇总表中填写基本信息，在传阅单中更改编号、打印。
附件：收文系统样本.rar
下载文件
附上VLOOKUP详细用法，供进一步参考。
文件传阅单（公文传阅单）是行政、事业单位、企业常用的一种文件传阅封面，它可以一目了然的显示收文、传阅情况等信息，常常用于收文系统中。作为收文系统，如果使用Word或者WPS归档单独存档，收文多了会得到很多个文档不方便查找和打印，如果保存在一个Word文档中，一年下来整个文档也会变得比较臃肿，不是很方便。以下的方法是使用1个Excel文件来汇总收到的文件（收文系统及编号），单独打印指定文件的传阅单，有汇总的收文信息同时不用单独保存传阅单。
一、新建一个excel文件命名为2010年收文及编号
1、重命名工作表。
将工作表Sheet1重命名为"公文类收文汇总"，用来汇总每个收文的信息。
将工作表Sheet2重命名为"传阅单"，用来显示单独的传阅单，便于打印。
2、制作汇总表。
在工作表"收文汇总"中输入标题、项目等类目名。如：内部编号、收文日期、来文字号、来文机关、文件名称。并填入2条收文的测试数据。比如：
3、制作传阅单
制作自己需要样式的传阅单工作表，如：
注：图中红色字体代表所在的单元格。
3.1 利用公式实现：输入编号将对应文件信息显示在传阅单。
引用
在B3单元格输入：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,3,FALSE)
F3单元格：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,2,FALSE)
B5单元格：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,4,FALSE)
B6单元格：
=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,5,FALSE)
B4单元格输入：
G1
函数=VLOOKUP(B4,公文类收文汇总!A3:E200,3,FALSE)的解释：
在B4单元格找出指定的数据(这里找到的是G1），并在工作表"公文类收文汇总"中A3:E200范围内返回指定数据（G1）对应第3列的数据（这里返回的是"国发〔2009〕41号"）。
在B4单元格输入G2（回车），会看到单元格B3、F3、B5、B6的内容自动变成了相应的内容，这样就实现了输入编号，就显示对应收文信息的传阅单，此时即可直接打印传阅单。日后有新的收文，只需在汇总表中填写基本信息，在传阅单中更改编号、打印。
附件：收文系统样本.rar
下载文件 附上VLOOKUP详细用法，供进一步参考。
引用
VLOOKUP函数的解释：
一、功能
在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。
二、语法
标准格式：
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)
三、语法解释
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以写为：
VLOOKUP(需在第一列中查找的数据,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)
1.Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。
2.Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。
⑴如果 range_lookup 为 TRUE或省略，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。
如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。
⑵Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。若为文本时，不区分文本的大小写。
3.Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。
Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；
Col_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。
如果Col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值 #VALUE!；
如果Col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。
4.Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。
一、功能
在表格的首列查找指定的数据，并返回指定的数据所在行中的指定列处的数据。
二、语法
标准格式：
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num , range_lookup)
三、语法解释
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以写为：
VLOOKUP(需在第一列中查找的数据,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False)
1.Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。
2.Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。
⑴如果 range_lookup 为 TRUE或省略，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。
如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。
⑵Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。若为文本时，不区分文本的大小写。
3.Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。
Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；
Col_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。
如果Col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值 #VALUE!；
如果Col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。
4.Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A。
